মিনিটগুলি এমন নথি যা ইভেন্টগুলিকে আনুষ্ঠানিকভাবে রেকর্ড করার অনুমতি দেয়। ঘটনাটি যেমন ঘটেছে তা নথিভুক্ত করতে, প্রয়োজনে এটির উল্লেখ করতে, অফিসিয়াল এবং সঠিক পদ্ধতিতে তথ্য ভাগ করতে এবং আইনি সুরক্ষার জন্য মিনিট ব্যবহার করা হয়। ঘটনার আনুষ্ঠানিক ঘোষণা মিনিটের মাধ্যমে প্রদান করা হয়.
একটি মিনিট কি?
মিনিট রাখা হল আনুষ্ঠানিকভাবে একটি ইভেন্ট, একটি মিটিং, একটি লেনদেন প্রক্রিয়া বা কথোপকথনের বিষয়বস্তু ঠিক যেমন আছে তেমনভাবে রেকর্ড করার প্রক্রিয়া। আইনি প্রক্রিয়ায় সুরক্ষা প্রদানের জন্য, ঘটনাটি আনুষ্ঠানিকভাবে নথিভুক্ত করার জন্য, আইনি প্রক্রিয়ায় এটিকে একটি সরকারী নথি হিসাবে উল্লেখ করার জন্য এবং পরিস্থিতি সঠিকভাবে জানাতে মিনিট রাখা হয়।
অফিসিয়াল প্রতিষ্ঠানের দ্বারা প্রস্তুতকৃত কার্যবিবরণীতে পুলিশ, নোটারি, আদালত, কোম্পানি, সরকারী অফিস বা অফিসিয়াল প্রতিষ্ঠান স্বাক্ষর করতে পারে।
কিভাবে মিনিট রাখা?
যেহেতু মিনিটগুলি অফিসিয়াল নথি, তাই কিছু নিয়ম রয়েছে যা সেগুলি প্রস্তুত করার সময় অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে। মিনিট রাখার পদ্ধতিতে পরিবর্তন এবং ঘটনার প্রকৃতি এবং অবস্থান সম্পর্কে বিভিন্ন বিবরণ থাকতে পারে। কীভাবে মিনিট রাখতে হয় তার উদাহরণ হিসেবে আপনি নিম্নলিখিত শর্তগুলি প্রয়োগ করতে পারেন:
- মিনিটের বিষয়বস্তু শুরু করার আগে, আপনাকে অবশ্যই নিয়ম মেনে শিরোনাম লিখতে হবে। প্রতিবেদনের বিষয়বস্তুর ঘটনার জন্য কোনো বিশেষ পরিস্থিতি না থাকলে শিরোনামটি পৃষ্ঠার মাঝখানে এবং বড় অক্ষরে 'MINUTES' হিসেবে লিখতে হবে।
- প্রতিবেদনে বর্ণিত ঘটনার প্রকৃতি উল্লেখ করার পর ঘটনার বিস্তারিত তথ্য দিতে হবে। ঘটনার বিস্তারিত তথ্যের পাশাপাশি ঘটনার তথ্য কীভাবে পাওয়া গেছে তাও প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- ঘটনাটি কোথায় ঘটেছে, তারিখ ও সময়, সেইসাথে ঘটনাটি কী তাও স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।
- প্রতিবেদনে উল্লেখিত ঘটনা সম্পর্কে প্রমাণ হিসেবে বিবেচিত হতে পারে এমন কোনো প্রমাণ থাকলে সেগুলোও প্রতিবেদনে যুক্ত করতে হবে। কীভাবে প্রমাণ পাওয়া গেছে তার তথ্যও প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- যদি মিনিটগুলি একাধিক পৃষ্ঠা নেয়, তাহলে পৃষ্ঠাগুলির পিছনের অংশটি ফাঁকা রাখতে হবে এবং নতুন পৃষ্ঠাগুলিকে নম্বর দিতে হবে।
- যাদের তথ্য মিনিটে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তাদের ভেজা স্বাক্ষরও প্রয়োজন। স্বাক্ষর ছাড়া মিনিট বৈধ নয়।
মিনিট প্রস্তুত করার সময় যে বিষয়গুলি বিবেচনা করতে হবে৷
যেহেতু মিনিটগুলি অফিসিয়াল নথি, তাই মিনিট প্রস্তুত করার সময় নির্দিষ্ট টেমপ্লেট এবং নিয়মগুলি অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে৷ মিনিট প্রস্তুত করার গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি নিম্নরূপ:
- এটি A4 বা A5 কাগজে প্রস্তুত করা উচিত।
- মিনিটের শিরোনামটি পৃষ্ঠার মাঝখানে বড় অক্ষরে লিখতে হবে।
- ঘটনার তারিখ ও সময়, ঘটনাটি কীভাবে ঘটেছে এবং কীভাবে ঘটনাটি জানা গেল তার বিস্তারিত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- ঘটনা সংক্রান্ত প্রমাণও প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- মিনিটে নাম থাকা ব্যক্তিদের পরিচয়ের তথ্যও অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- মিনিটের শেষে, তারিখ এবং সময় মিনিট রাখা হয়েছিল এবং উল্লেখিত ব্যক্তিদের স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যাতে শেষটি পরিষ্কার হয়।
মিনিটের ব্যবহার কি?
ঘটনাটি রিপোর্ট করা প্রয়োজন এমন ক্ষেত্রে অফিসিয়াল নথি হওয়ায় মিনিট রাখা হয়। এন্টারপ্রাইজ এবং কর্মচারী-নিয়োগকর্তা সম্পর্কের ব্যবস্থাপক পরিস্থিতির জন্য একটি রেফারেন্স হিসাবে সংঘটিত ঘটনাগুলির জন্য মিনিটগুলি আইনী এবং আইনি সুরক্ষা হিসাবে কাজ করে। অফিসিয়াল নথি হিসাবে উপস্থাপন করা এবং ঘটনার জন্য কার্যকর হওয়ার জন্য মিনিটগুলিকে প্রকৃত তথ্য এবং যত্ন সহকারে প্রস্তুত করতে হবে। বিভিন্ন ইভেন্ট এবং উদ্দেশ্যে অফিসিয়াল নথি হিসাবে মিনিট ব্যবহার করা যেতে পারে। আমরা নিম্নলিখিত হিসাবে মিনিট রাখার সুবিধাগুলি তালিকাভুক্ত করতে পারি:
- তারা আইনি প্রক্রিয়ায় প্রমাণ হিসাবে আদালত, নোটারি, অফিসিয়াল অফিস বা সরকারী প্রতিষ্ঠানের দ্বারা রাখা কার্যবিবরণী ব্যবহার করে আইনি সুরক্ষা প্রদান করে।
- যেসব ক্ষেত্রে নিষেধাজ্ঞা বা ফৌজদারি কার্যবিধির প্রয়োজন হয়, ঘটনাটির প্রক্রিয়া সংক্রান্ত অফিসিয়াল নথি হিসেবে কার্যবিবরণী আদালতে উপস্থাপন করা হয়।
- ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানে, মিটিং এবং আলোচনার বিষয়বস্তুর বিবরণ রাখার জন্য মিনিট রাখা যেতে পারে। এই মিনিট ভবিষ্যতের সিদ্ধান্তে ব্যবহার করা যেতে পারে।
- কর্মক্ষেত্রে রাখা মিনিট কর্মক্ষেত্রের ঘটনা সম্পর্কিত আইনি প্রক্রিয়ায় নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীকে রক্ষা করার জন্য রাখা যেতে পারে।
কিভাবে তাদের পরিস্থিতি অনুযায়ী মিনিট রাখা?
ঘটনা যেখানে রেকর্ড করা প্রয়োজন, মিনিট রাখা যেতে পারে, যদিও বিভিন্ন এলাকায়. ব্যবসায়িক জীবন, শিক্ষা ও স্বাস্থ্যের অবস্থা এবং আইনি বা ফৌজদারি কার্যক্রমের জন্য মিনিট রাখা যেতে পারে। হাসপাতালের পরীক্ষা এবং চিকিত্সার ক্ষেত্রে সমস্যাযুক্ত পরিস্থিতির ক্ষেত্রে, স্বাস্থ্যের অবস্থার জন্য একটি প্রতিবেদন, শিক্ষা জীবনে শৃঙ্খলার মতো শাস্তির জন্য একটি প্রতিবেদন, সামরিক এলাকায় কোনো সমস্যা বা কর্মক্ষেত্রে দুর্ঘটনার জন্য একটি প্রতিবেদন রাখা যেতে পারে।
কিভাবে একটি ট্রাফিক দুর্ঘটনা রিপোর্ট রাখা?
উপাদান ক্ষতি সহ ট্রাফিক দুর্ঘটনা রিপোর্ট নিম্নলিখিত নিয়ম অনুযায়ী প্রস্তুত করা যেতে পারে:
- শুধুমাত্র দুর্ঘটনায় জড়িত ব্যক্তিদের দ্বারা রিপোর্টটি দুটি কপিতে পূরণ করতে হবে। আপনি যদি দুর্ঘটনায় জড়িত হন তবে আপনার লাইসেন্স না থাকলেও প্রতিবেদনটি পূরণ করা বাধ্যতামূলক।
- যদিও মিনিটের জন্য পূরণ করা ফর্মটি একটি ফটোকপি, তবে দলগুলোর ভিজা স্বাক্ষর অবশ্যই কার্যবিবরণীতে উপস্থিত থাকতে হবে।
- ফর্মের তথ্য অবশ্যই অসম্পূর্ণভাবে পূরণ করতে হবে এবং দুর্ঘটনার কারণ স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।
- যেহেতু কোম্পানী এবং পলিসি সনাক্ত করা না গেলে রিপোর্টটি অবৈধ হবে, তাই বিমা কোম্পানি এবং পক্ষগুলির ট্রাফিক পলিসি নম্বর সম্পূর্ণ এবং নির্ভুলভাবে উল্লেখ করতে হবে।
- পাঁচ কার্যদিবসের মধ্যে বীমা কোম্পানির কাছে প্রতিবেদন জমা দিতে হবে।
কিভাবে সামরিক রিপোর্ট রাখা?
সামরিক ক্ষেত্রে, মিনিটের সাধারণত একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট থাকে। উদাহরণ স্বরূপ, যদি প্রতিবেদনটি কোনো শাস্তিমূলক ঘটনার সাথে সম্পর্কিত হয়, তাহলে প্রতিবেদনের পাতার উপরের মাঝখানে 'INDISCIPLINE DETECTION REPORT'-এর মতো একটি শিরোনাম লেখা হয়। ঘটনার তারিখ, সঠিক সময় ও সঠিক অবস্থান উল্লেখ করার পর ঘটনার তথ্য ও ঘটনার উল্লেখ করা নামগুলো প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। যে তারিখে কার্যবিবরণী রাখা হয়েছিল তা শেষে উল্লেখ করার পর, কার্যবিবরণীতে উল্লিখিত ব্যক্তি এবং যে ব্যক্তি কার্যবিবরণী রেখেছেন তাদের ভেজা স্বাক্ষরের মাধ্যমে কার্যবিবরণী চূড়ান্ত করা হয়।
স্টুডেন্ট রিপোর্ট কিভাবে রাখবেন?
অন্যান্য মিনিটের মতো, রিপোর্টের শিরোনাম বড় অক্ষরে লেখার পরে, ইভেন্টের তারিখ, সময়, ইভেন্টের বিবরণ এবং ইভেন্টে উল্লিখিত নাম অন্তর্ভুক্ত করা হয়। কার্যবিবরণীর তারিখ শেষে যোগ করার পর শিক্ষার্থী, শিক্ষক, সহকারী অধ্যক্ষ ও অধ্যক্ষের ভেজা স্বাক্ষরে কার্যবিবরণী চূড়ান্ত করা হয়।